Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2, que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes. Describe cómo la empresa recolecta, usa, almacena, circula y suprime datos personales, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos. Es de obligatorio cumplimiento para la empresa, sus administradores, colaboradores y contratistas que traten datos personales en su nombre.
| Término | Significado |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos. |
| Dato personal | Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato sensible | El que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud. |
| Responsable | Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. |
| Encargado | Quien trata datos personales por cuenta del responsable. |
| Titular | Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
| Transferencia | Envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país. |
| Transmisión | Comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del responsable. |
| Categoría | Datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Identificación | Nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, correo | Vinculación laboral, nómina, afiliación al sistema de seguridad social y contacto operativo |
| Laborales | Cargo, especialidad, escolaridad, cursos y certificaciones, firma digitalizada | Asignación de servicios, acreditación de competencia ante clientes y firma de reportes |
| Seguridad social | EPS, ARL, fondo de pensiones, planillas de aportes | Cumplimiento de obligaciones laborales y acreditación ante clientes cuando el contrato lo exige |
| Sensibles — salud | Grupo sanguíneo y factor RH, alergias, condiciones de salud relevantes | Atención de emergencias en trabajo de campo, alturas y sitios de acceso restringido, en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo |
| Contacto de emergencia | Nombre, parentesco y teléfono de la persona designada | Aviso inmediato en caso de accidente o emergencia |
| Categoría | Datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Contacto | Nombre, cargo, correo y teléfono corporativos | Ejecución del contrato, coordinación de visitas y envío de reportes de servicio |
| Operación | Sitio, dirección de la instalación, equipos instalados | Programación de mantenimientos y elaboración de la ficha técnica del sitio |
Legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular, se aplica el principio de minimización: no se solicita ningún dato que no tenga una finalidad declarada en esta política.
La empresa solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por escrito o por medio electrónico, y conserva prueba de ella. Antes de obtenerla informa la finalidad del tratamiento, los derechos del titular y el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles.
Para datos sensibles la autorización es explícita, se informa cuáles datos son sensibles y para qué se usan, y ninguna actividad se condiciona a su entrega.
No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo, datos de naturaleza pública o información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones.
Cuando se traten datos de niños, niñas y adolescentes, se respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, y la autorización la otorgará su representante legal (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).
Toda persona cuyos datos trate la empresa tiene derecho a:
Quién puede ejercerlos (artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015): el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación; y otros, por estipulación a favor de otro o para otro.
Área responsable: Área Administrativa.
Canales: correo [email protected]
y teléfono +57 305 263 3617.
También puede radicarse por escrito en la dirección indicada al inicio.
La solicitud debe indicar el nombre e identificación del titular, un dato de contacto para la respuesta, la descripción de lo que solicita y, si es del caso, los documentos que quiera hacer valer.
| Trámite | Plazo de respuesta | Base legal |
|---|---|---|
| Consulta (conocer los datos) | 10 días hábiles. Si no es posible, se informa el motivo y la fecha, que no excederá de 5 días hábiles adicionales. | Art. 14, Ley 1581 de 2012 |
| Reclamo (corregir, actualizar, suprimir, revocar) | 15 días hábiles. Si no es posible, se informa el motivo y la fecha, que no excederá de 8 días hábiles adicionales. | Art. 15, Ley 1581 de 2012 |
Si el reclamo llega incompleto, la empresa lo informará dentro de los 5 días siguientes para que sea subsanado. Transcurridos 2 meses sin respuesta del solicitante, se entenderá desistido.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará al interesado.
Recibido el reclamo completo, en un término no mayor a 2 días hábiles el dato objeto de la solicitud quedará marcado con la leyenda «Reclamo en trámite» y el motivo, hasta que el reclamo sea decidido, conforme al artículo 15 de la Ley.
Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección y las obligaciones legales aplicables. En el caso de los datos laborales, la conservación atiende los términos de prescripción de las obligaciones laborales y de seguridad social. Cumplido el plazo, se suprimen.
La supresión es efectiva: no se limita a marcar el registro como inactivo.
La supresión y la revocatoria no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La empresa se apoya en proveedores tecnológicos que tratan datos por cuenta de la empresa y bajo sus instrucciones. Actualmente:
| Proveedor | Servicio | Datos que trata |
|---|---|---|
| Proveedor de alojamiento web y correo corporativo | Servidor del CRM y envío de reportes por correo | Los alojados en el sistema |
| Meta Platforms (WhatsApp Business) | Notificaciones de programación a colaboradores | Nombre y número de celular del colaborador |
Cuando un proveedor trate los datos en servidores ubicados fuera de Colombia, se trata de una transmisión internacional. La empresa solo la realiza con autorización del titular o mediante un contrato de transmisión que obligue al encargado a tratar los datos únicamente bajo sus instrucciones, con seguridad y confidencialidad (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).
La empresa no vende, cede ni comparte datos personales con terceros para finalidades publicitarias o de mercadeo. Solo transfiere datos a otro responsable con autorización del titular, por mandato legal o por requerimiento de autoridad competente.
La empresa aplica medidas técnicas y administrativas orientadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información: control de acceso por rol verificado en el servidor, cifrado en tránsito, registro de auditoría de las operaciones, contraseñas almacenadas mediante funciones de derivación de clave, y restricción de la descarga de documentos con datos personales a quien tiene el permiso correspondiente.
Ante un incidente que afecte datos personales, la empresa activará su procedimiento interno de atención, lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones de esa entidad, y comunicará a los titulares afectados cuando corresponda.
Esta política rige desde el 18 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial, en especial sobre la identificación del responsable o las finalidades, será comunicado a los titulares antes de su implementación o, a más tardar, al momento de implementarlo. Si el cambio se refiere a las finalidades, se solicitará una nueva autorización. Se conservará registro de qué versión aceptó cada titular.
La empresa verifica anualmente si le corresponde inscribir sus bases de datos en el RNBD según el umbral de activos previsto en el Decreto 090 de 2018, y procede a la inscripción cuando resulte obligatoria.
| Versión | Fecha | Cambio |
|---|---|---|
| 1.0 | 12 de agosto de 2026 | Versión inicial. |
| 2.0 | 25 de agosto de 2026 | Se detalla el tratamiento de datos sensibles (salud y contacto de emergencia) de colaboradores. |
| 2.1 | 18 de octubre de 2026 | Se completan los datos del responsable y el área que atiende solicitudes; se agregan definiciones, autorización, legitimados, plazos de traslado y de leyenda, transmisión internacional y plazo de reporte de incidentes. |